Приклад проєкту · Document AI · Бек-офіс
Обробка документів для дистриб'ютора: від пошти до ERP, з людиною там, де це важливо.
«Тектон Сапплай» (вигадана компанія) дистриб'ютує будівельні матеріали в Україні. Четверо операторів щодня передруковують дані з рахунків постачальників, ТТН і актів у ERP. Документи приходять як PDF, фото з телефонів і скани; формат змінюється з кожним постачальником. Ось як ми автоматизували б це без втрати контролю.
Автор: Nythrex EngineeringОновлено 2 хв читання
Ілюстративний сценарій. Це ілюстративний сценарій, який показує, як Nythrex підходить до такого типу проєктів. Це не опис конкретного клієнта: назви, цифри й терміни наведено як приклад.
- 01
Пошта й скани
Email, завантаження, фото з телефонів
- 02
Класифікація
Рахунок · ТТН · акт · інше
- 03
Витягування
OCR + LLM → структурований JSON
- 04
Валідація
Суми · ПДВ · звірка із замовленням
- 05
Перевірка винятків
Оператор підтверджує чи виправляє
- 06
Проведення в ERP
Через API, з журналом аудиту
Вихідна точка
~6 000
документів на місяць
200+
постачальників з власними форматами
4
оператори передруковують дані
1
ERP (BAS) як облікова система
Приклад цифр для ілюстративного сценарію.
Проблема була не лише в часі. Одруківки в сумах і кодах товарів створювали розбіжності при закритті місяця, а документи, які водії надсилали фото, часто лежали, доки хтось не нагадає. Попередній OCR-інструмент на шаблонах ламався щоразу, коли постачальник змінював вигляд рахунку.
Підхід
- 1
Вибірка й розмітка
Беремо кілька сотень реальних документів від основних постачальників і всіх типів, включно з поганими фото, і розмічаємо важливі поля: ЄДРПОУ/ІПН постачальника, номер і дату, позиції, кількість, ціни, ПДВ, суми.
- 2
Витягування без шаблонів
OCR для сканів і фото, далі LLM, що повертає суворий JSON за схемою. Без шаблонів під постачальника — нові формати працюють з першого дня, а тестовий набір показує, наскільки добре.
- 3
Валідація правилами, а не довірою
Суми рядків мають сходитися, ПДВ — відповідати ставкам, постачальник — існувати, а документ — відповідати відкритому замовленню в межах допусків. Усе, що не проходить, іде на перевірку.
- 4
Екран перевірки, створений для швидкості
Оператор бачить документ і витягнуті поля поруч, невпевнені поля підсвічені, а ділянка-джерело обведена. Підтвердити — однією клавішею; виправити — прямо в полі.
- 5
Інтеграція з ERP
Перевірені документи проводяться в BAS через інтерфейс інтеграції, з прикріпленим оригіналом і записом аудиту, хто що підтвердив.
Архітектура
Входи
- Спільна поштова скринька
- Веб-завантаження
- Фото від водіїв
- EDI постачальників, де є
Обробка
- Черга
- Класифікація
- OCR
- LLM-витягування (JSON-схема)
- Оцінка впевненості
Валідація
- Арифметика й ПДВ
- Довідник постачальників
- Звірка із замовленнями
- Пошук дублікатів
Люди
- Інтерфейс перевірки винятків
- Керування з клавіатури
- Підсвічування джерела
Системи (належать клієнту)
- BAS ERP
- Архів документів
- Журнал аудиту
- Моніторинг
Що ми вимірювали б
| Метрика | Чому це важливо |
|---|---|
| Точність по полях для кожного типу документа | Показує, де витягування надійне, а де перевірка має лишитися |
| Частка «наскрізних» документів | Документи, проведені без правок людини, — справжня цифра ефективності |
| Час перевірки одного винятку | Завдання екрана перевірки — зробити людську частину швидкою |
| Помилки, що доходять до ERP | Мають зменшуватися, а не зростати, — метрика безпеки |
| Вартість одного документа | OCR і використання моделі на ваших обсягах, щомісяця |
Discovery й розмітка
Вибірка документів · схема полів
PoC витягування
Точність за типами
Валідація й екран перевірки
Правила · інтерфейс оператора
Інтеграція з ERP
Проведення · аудит
Паралельний запуск
Старе й нове поруч
Висновки, що переносяться
- Фото з телефонів — інша задача, ніж скани. Закладайте попередню обробку зображень і зрозумілий сценарій «перезнімати фото».
- Звірка із замовленням ловить більше помилок, ніж оцінка впевненості. Бізнес-правила — ваше найкраще обмеження.
- Вимірюйте частку наскрізних документів, а не лише точність. 98% точності по полях все одно може означати, що більшість документів потребують правки.
- Зберігайте оригінал і походження даних. Аудитори запитають, звідки взялося число.
Часті питання
Читайте також
Потрібен другий погляд на ваш проєкт?
Розкажіть, що ви будуєте і де застрягли. Протягом одного робочого дня відповімо з найпрактичнішим наступним кроком — навіть якщо цей крок не з нами.